Dans le fonctionnement d’une entreprise, l’un des processus pour lequel la digitalisation est recommandée est le processus de paie. Ceci est dû au fait qu’il s’agit d’un processus qui peut vite s’avérer chronophage, sujet à erreur et complexe en raison de la multiplicité des dispositions légales à prendre en compte dans le calcul des salaires. Ce dernier point fait donc que le processus de paie est fortement local, c’est à dire qu’elle dépend fortement de la législation du pays dans lequel votre entreprise opère. Ainsi l’implémentation de la paie au Cameroun ne se fera pas exactement comme au Nigeria ou en Espagne et il y aura toujours une petite dose de développement spécifique à faire selon les contextes.
I. Calcul des fiches de paie
Dans la démarche de digitalisation de votre paie, L’ERP Odoo nous offre un ensemble d’outils qui vous permettent de la construire en toute sérénité. Le point central de la démarche sera la mise en place des différentes structures de paie pour chaque profil métier et chaque employé. Une structure de paie définie (à travers des règles de paie associées) la façon avec laquelle le bulletin de paie de l'employé sera calculé. Chaque employé est ainsi lié à une structure de paie à travers un contrat. Les éléments classiques d’une structure de paie au Cameroun sont les suivants :
- Les éléments de revenus.
Ils sont constitués du salaire de base ainsi que des sursalaires.
Le salaire de base est celui spécifié dans le contrat (il est généralement fonction du profil métier et du niveau de responsabilité du salarié). Selon le cas, ce salaire de base peut être pondéré au nombre d’heures de travail réellement effectué par l’employé en tenant compte des missions, des données de pointage, des congés ou autres indisponibilités dûment validées et justifiées. Cette approche aide à instaurer un certain niveau discipline parmi les équipes. Ainsi, les employés coutumiers des retards par exemple seront directement impactés sur leur paie.
Les sursalaires quant à eux peuvent prendre la forme de prime, d’indemnité, d’heures supplémentaires, etc. Ils peuvent être reversés en argent ou en nature. Concernant la prime à la performance par exemple, il convient de la calculer en pondérant la valeur de base de la prime spécifié dans le contrat par le niveau d’atteinte des objectifs fixés à l’employé. L’atteinte des objectifs est déterminée par des pourcentages donnés lors de l’évaluation de l'employé.
Il convient de noter que les éléments de revenus sont soit imposable (le terme taxable est aussi utilisé comme substitut), soit cotisable, soit cotisable et taxable, soit non cotisable et non taxable. La nature cotisable ou taxable dépend de la législation de chaque pays. Pour le cas du Cameroun, la règle générale veut que soit cotisable tout revenu réputé revenir au salarié. Ainsi, par exemple, les indemnités de représentations versées pour accompagner ou faciliter l’exercice du poste d’un salarié ne sont pas cotisables puisque le salarié est supposé les utiliser pour faire des dépenses quotidiennes qui vont faciliter son travail ou améliorer l’image de l’entreprise. Dans une logique similaire, est taxable tout revenu à l'exception des revenus versés pour accompagner ou faciliter l’exercice du poste d’un salarié (ils sont soumis à des limites) ainsi que les indemnités et autres primes à caractère familiale.
2. Le salaire brut
Il est constitué du salaire de base et de tous les sursalaires.
3. Le salaire taxable
Il est constitué du salaire de base et des sursalaires taxables
4. Le salaire cotisable
Il est constitué du salaire de base et des sursalaires cotisables
5. Les éléments d'impôts et taxes.
Ils ont une part salariale (sous forme de retenues prélevés chez l'employé) et/ou une part patronale (sous forme de charges payés par l'employeur). Ces éléments sont spécifiques à chaque pays et législation. Pour le cas du Cameroun, les principaux éléments sont : l’IRPP en part salariale uniquement, la redevance audiovisuelle en part salariale et patronale (pour les assujettis à la patente), la taxe de développement local en part salariale et patronale (pour les assujettis à la patente), la contribution au FNE. Ils sont calculés sur la base du salaire brut ou du salaire taxable.
6. Les éléments de cotisations sociales
Ils ont une part salariale (sous forme de retenues prélevés chez l'employé) et/ou une part patronale (sous forme de charges payés par l'employeur). Ces éléments sont spécifiques à chaque pays et législation. Pour le cas du Cameroun les principaux éléments sont : la pension vieillesse, les allocations familiales et les allocations au titre des accidents de travail. Ils sont calculés sur la base du salaire brut ou du salaire cotisable.
7. les retenues diverses
Il s'agit des retenues sur salaire fait aux titres de pénalités, d’emprunts, de mutuelles ou autres retenues conformes à la loi.
8. Le salaire net
Il s'agit du montant net à verser au salarié qui sera le résultat de la somme des éléments de revenus auxquels on va soustraire les retenues au titre d’impôt et taxes, les retenues au titre de cotisation sociales en part salariale ainsi que les retenues diverses (pénalités, emprunts, mutuelles, etc.).
II. Autres aspects de la démarche de paie
Au-delà du calcul des fiches de paie, la démarche de digitalisation de votre paie doit prendre en compte les aspects suivants :
- La comptabilisation des sorties d’argents : chaque rubrique de paie qui constitue une sortie d’argent pour l’entreprise doit être associé à des comptes de débit et de crédit pour la comptabilité. La nature intégrée des modules de L’ERP Odoo rend cette opération relativement simple à gérer
- La génération automatique par votre ERP des ordres de virement des salaires à destination des différentes banques de l’entreprise. Ici, il serait intéressant quand cela est possible, d’interfacer votre logiciel de paie avec les API de vos banques afin d’automatiser de bout en bout la chaîne de paie.
- La génération automatique du livre de paie qui récapitule les déclarations et paiements que votre entreprise doit effectuer aux différents organismes sociaux et fiscaux. Ici aussi, il serait intéressant quand cela est possible d’interfacer votre logiciel de paie avec les API des organismes sociaux et fiscaux pour faire les télédéclaration et les paiements en ligne.
- La possibilité pour vos employés de se connecter à votre logiciel pour consulter les données en relation avec le calcul de leur salaire comme leur fiche employé, leurs contrats ainsi que leurs bulletins de paie.
Pour avoir plus de détails sur les dispositions légales et techniques de calcul de la paie au Cameroun, veuillez consulter le code général des impôts de la république du Cameroun. Veuillez consulter notamment les articles et textes de lois suivants fournis par le CGI 2024 (Code générale des impôts de la république du Cameroun édition 2024) :
- Article 29
- Articles 30 à 34
- Article 65 Bis (revenus exceptionnels comme la prime à la performance à revoir)
- Article 69 (taux et palier de calcul de l’IRPP)
- Article 74
- Article 80 à 84
- Notes explicatives sur l'utilisation du barème de l'IRRP
- Les décrets particuliers régissant les cotisations sociales, impôts et taxes spéciales comme la taxe de développement locale, la redevance audiovisuelle, etc.
- Loi 2023/019 du 19 Décembre 2023 portant loi de finances en république du Cameroun pour l'exercice 2024
Si vous avez besoin d'orientation ou d’accompagnement pour la mise en place d’une solution numérique de gestion de la paie dans votre entreprise ou plus globalement d’une solution de système d'information des ressources humaines aka SIRH (avec les fonctionnalités de gestion du recrutement, des employés et contrats, des présences et pointage, des notes de frais, des congés, des compétences aka GPEC, des formations, des plans de carrières, des performances, des missions, des heures supplémentaires), n’hésitez pas à nous contacter.